Co robić gdy klient nie zapłacił faktury w terminie?

czwartek, 03 listopad 2016 22:02 //
Oceń ten artykuł
(5 głosów)

Nieterminowa spłata należności za wykonane usługi lub dostarczony towar to zjawisko niezwykle powszechne, o czym świadczy duża ilość firm windykacyjnych na rynku. Zatory płatnicze to bolączka zarówno małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw, które często nie radzą sobie z nierzetelnymi kontrahentami i nierzadko popadają przez to w poważne problemy z płynnością finansową. Brak zapłaty za fakturę w wyznaczonym terminie wpływa również negatywnie na relacje handlowe między kontrahentami, co w praktyce oznacza, że wierzyciele najczęściej pozwalają na kilkutygodniowe opóźnienia w płatności, bojąc się utraty klienta. Pojawia się więc pytanie, w jaki sposób nakłonić kontrahenta do terminowego regulowania naszych należności, tak by uniknąć drastycznych kroków, zamykających drogę do dalszej współpracy.

Zasada ograniczonego zaufania

Pierwszą zasadą, którą powinna wdrożyć każda firma stosująca kredyt kupiecki, powinna być zasada ograniczonego zaufania. Każdy nowy kontrahent powinien być sprawdzony pod kątem jego obecnej sytuacji finansowej oraz opinii na rynku. Informacje takie zbierają i udostępniają specjalne wywiadownie gospodarcze oraz rejestry dłużników. Dopiero po zweryfikowaniu rzetelności oraz wypłacalności danej firmy można zdecydować się na udzielenie odroczonego terminu płatności.

Częstym błędem wielu przedsiębiorców jest również sprzedawanie kolejnych partii towaru mimo nieuregulowanych dotychczasowych faktur. Ten błąd może skutkować stratą i długim procesem windykacyjnym. Jeśli mimo zastosowania środków prewencyjnych klient opóźnia się z płatnością, reakcja powinna być natychmiastowa i bezzwłoczna. Osoba odpowiedzialna za kontakty z daną firmą, np. przedstawiciel handlowy już po dwóch dniach od upływu terminu płatności powinien skontaktować się z klientem, wyjaśnić przyczyny opóźnienia i ustalić konkretny termin uregulowania faktury. Dla zachowania dobrych relacji z klientem trzeba uważnie wysłuchać jego wyjaśnień, zaś w przypadku niepokojących informacji o niewypłacalności firmy niezwłocznie je potwierdzić by jak najszybciej podjąć kroki zapobiegawcze i zabezpieczyć naszą wierzytelność np. sądowym nakazem zapłaty.

Negocjacje z klientem

Negocjacje z nierzetelnym klientem powinny być konkretne i stanowcze. Podkreślając troskę o dalszą współpracę, należy wyraźnie określić stanowisko firmy odnośnie oczekiwanego terminu zapłaty należności oraz dalszych dostaw. Klient sam powinien określić możliwy termin uregulowania zaległości, gdyż to on zna najlepiej swoją sytuację finansową i realne możliwości zapłaty swoich zobowiązań. Brak wywiązania się z wynegocjowanego terminu będzie oznaczał konieczność podjęcia działań windykacyjnych. Powinno się wystosować pisemne wezwanie do zapłaty, w którym wyznaczony jest kolejny i ostateczny termin zapłaty. W piśmie takim powinno się również poinformować dłużnika o ewentualnych kolejnych krokach, jakie będą podjęte w przypadku dalszego niewywiązania się z wyznaczonego terminu płatności. Oczywiście to, jakie dalsze kroki zostaną podjęte, zależy indywidualnie od różnych czynników. Najczęściej sprawa kierowana jest do firmy windykacyjnej, która polubownie próbuje odzyskać dług, a następnie na drogę postępowania sądowego w celu uzyskania nakazu zapłaty, na podstawie którego można wszcząć postępowanie egzekucyjne u komornika.

Jakkolwiek problem nieterminowej spłaty należności przez firmy wydaje się trudnym tematem, stosowanie się do powyższych zasad postępowania z naciskiem na bezzwłoczność reakcji oraz stanowczość i konsekwencję może ułatwić jego rozwiązywanie.

1 komentarz

  • Link do komentarza Feliks niedziela, 04 grudzień 2016 21:01 napisane przez Feliks

    Negocjacje najczęściej okazują się mało skuteczne, niestety. W moim przypadku sprawy trafiały zwykle do sądu lub do firmy windykacyjnej.

Skomentuj

Programy dla firm

  • Faktury - program do fakturowania

    Faktury - program do fakturowania

    Program Faktury skierowany jest dla małych i średnich firm, a dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze, może być z powodzeniem używany…

Wasze komentarze