Jak szybko wystawić rachunek?

poniedziałek, 16 czerwiec 2014 21:24 //
Oceń ten artykuł
(18 głosów)

Przygotowanie dokumentów sprzedażowych, takich jak rachunki (lub faktury bez VAT) bardzo często zajmuje sporo czasu. Aby ograniczyć czas poświęcany na wystawianie rachunków, najlepiej skorzystać z dedykowanego programu, który poza możliwością wystawienia rachunku, pozwala również na prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz bazy towarów i usług dla których najczęściej wystawiane są rachunki. Artykuł ten opisuje w jaki sposób rozpocząć pracę i przygotować rachunek w programie dostępnym na naszym portalu (zobacz tutaj aby przeczytać dodatkowe informacje o programie).

Konfiguracja programu Rachunki

W pierwszej kolejności, po uruchomieniu programu, wprowadzić należy dane sprzedającego, czyli dane naszej firmy. Z menu Parametry wybieramy opcję Dane firmy i w kolejnych liniach wpisujemy dane firmy: nazwę, adres i opcjonalnie NIP sprzedawcy. Informacje te drukowane będą na każdym rachunku w sekcji "Dane sprzedającego".

Dane wystawiającego rachunek

Następnie wprowadzamy dane, które pojawiać się będą w nagłówku oraz w stopce (lub w adnotacjach) rachunku (menu Parametry, opcja Nagłówek / stopka rachunku). Dla nagłówka, mogą to być np.: nazwa firmy i dane kontaktowe, a dla stopki - tekst "Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku VAT" oraz numer konta bankowego. W tym samym oknie wprowadzić można również dane wystawiającego oraz miejsce wystawienia dokumentu.

Weryfikujemy również numerację rachunków, posługując się opcją Numeracja rachunków w menu Parametry.

Numeracja rachunków

W oknie powyższym, bieżący rejestr określa nazwę rejestru, w ramach którego rejestrowany będzie każdy nowy rachunek, a bieżący numer - kolejny numer, jaki zostanie nadany następnemu utworzonemu rachunkowi. Format numeru rachunku określa szablon numeracji, w którym ciąg $$$ zostanie zastąpiony numerem bieżącym.

Rejestr kontrahentów

Jeżeli nasza firma współpracuje z kontrahentami (klientami), dla których często wystawiane są rachunki, warto wprowadzić ich dane do bazy kontrahentów. Podczas przygotowywania rachunku dla wybranego kontrahenta, jego dane mogą zostać wybrane z listy, bez konieczności każdorazowego ich wprowadzania. Wykorzystanie bazy kontrahentów pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na przygotowanie rachunku. Oczywiście nie ma potrzeby wprowadzania wszystkich firm do bazy kontrahentów. Jeśli danej firmie będziemy wystawiać rachunek jednorazowo, jej dane można wprowadzić w momencie tworzenia rachunku w programie.

Aby wyświetlić listę wprowadzonych kontrahentów, wybieramy opcję Kontrahenci z menu Bazy (lub wciskamy odpowiedni przycisk na pasku narzędzi). Początkowo rejestr ten jest pusty. Klikamy przycisk Dodaj i wprowadzamy dane firmy kontrahenta.

Lista kontrahentów programu Rachunki

Rejestr towarów i usług

Aby skrócić czas przygotowania rachunków, możemy dodatkowo wprowadzić listę towarów i usług, które najczęściej pojawiają się na wystawianych rachunkach. Wybieramy więc z menu Bazy opcję Towary / usługi i pod listą klikamy przycisk Dodaj. Mamy tu możliwość wypełnienia danych sprzedawanego towaru lub usługi, takich jak: nazwa, jednostka miary oraz cena jednostkowa.

Lista towarów i usług

Możemy teraz przystąpić do wystawienia pierwszego rachunku.

Przygotowanie rachunku

Rachunek dodajemy w programie poprzez wybranie opcji Nowy rachunek z menu Rachunki lub poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku z paska narzędziowego. Okno danych rachunku podzielone zostało na trzy zakładki: Nagłówek, Pozycje oraz Podsumowanie

W zakładce Nagłówek, możemy wprowadzić tekst nagłówka rachunku (domyślnie podpowiada się tu tekst, który wprowadzony został w oknie Nagłówek / stopka rachunku z menu Parametry), datę i miejsce wystawienia rachunku oraz dane kontrahenta - nabywcy. W większości przypadków, dane domyślne (wstawione przez program automatycznie) są właściwe i nie wymagają zmiany. Dane nabywcy wpisać można ręcznie lub wybrać z listy kontrahentów.

Poszczególne pozycje naszego rachunku wprowadzić możemy przechodząc do zakładki Pozycje.

Pozycje rachunku

Naciskamy przycisk Dodaj i wybieramy towar z rejestru towarów i usług (przycisk z prawej strony pola z nazwą towaru lub usługi) lub wprowadzamy następujące dane: nazwa towaru / usługi, ilość, jednostkę oraz cenę. Wartość pozycji uzupełniona zostanie automatycznie.

Pozycja rachunku

Po zatwierdzeniu danych pozycji rachunku, następuje powrót do listy pozycji. Dodane pozycje możemy modyfikować, usuwać, bądź zmieniać ich kolejność na liście (za pomocą przycisków Góra / Dół w lewej dolnej części okna). 

W zakładce Podsumowanie mamy możliwość wprowadzenia formy i terminu płatności, informacji prezentowanej w stopce jako adnotacje do rachunku oraz danych osoby wystawiającej rachunek (domyślnie podstawiane są wartości wprowadzone w konfiguracji nagłówka i stopki rachunku). Forma płatności może zostać pobrana ze słownika sposobów płatności. W takim przypadku termin płatności zostanie automatycznie wyznaczony na podstawie daty wystawienia rachunku, z uwzględnieniem zdefiniowanej w słowniku liczby dni dla danego sposobu płatności. Program automatycznie wyliczy kwotę sumaryczną do zapłaty.

Podsumowanie rachunku

Wydruk rachunku

Zanim wygenerujemy plik PDF z naszym rachunkiem, przechodzimy do okna wyboru szablonu wydruku, w menu Ustawienia, w opcji Szablon rachunku. W oknie tym możemy wybrać jeden z czterech dostępnych domyślnie szablonów wydruku, opcjonalnie wpisać tytuł dokumentu (np. "Faktura bez VAT", zamiast domyślnej wartości "Rachunek"), określić liczbę kopii oraz opcjonalnie wskazać plik graficzny (w formacie GIF lub JPG) z logo naszej firmy. Dodatkowo wpisać można również tekst nagłówka i stopki dla każdej strony drukowanego dokumentu.

Wybór szablonu rachunku

Po wybraniu szablonu, wygląd rachunku zobaczyć można po wciśnięciu przycisku z prawej strony listy wyboru. Wydruk zawierał będzie rachunek - oryginał oraz wskazaną liczbę kopii. Jeśli wskazaliśmy dodatkowo plik graficzny z logo firmy do umieszczenia na wydruku, należy zwrócić uwagę na to, czy wybrany przez nas szablon pozwala na prezentację pliku logo. Z dostępnych domyślnie szablonów, szablon nr 3 nie umożliwia prezentacji pliku logo.

Chcąc wydrukować rachunek, przechodzimy do listy rachunków, wybieramy (zaznaczamy) rachunek, który nas interesuje i z paska narzędziowego klikamy przycisk Drukuj. Wygenerowany zostanie plik PDF, na podstawie ustawień wybranych w poprzednim kroku. Wybierając opcję Drukuj z menu Rachunki, możemy dodatkowo wskazać czy ma być drukowany oryginał oraz podać liczbę kopii.

Oto przykładowe rachunki wygenerowane za pomocą programu: szablon1, szablon2, szablon3, szablon4.

Raporty

W programie mamy możliwość wygenerowania dwóch rodzajów raportów: Zestawienie rachunków oraz Zestawienie sprzedaży, dostępnych w menu Raporty.

Raport Zestawienie rachunków może zostać wygenerowany w dwóch wariantach: zestawienie dla wszystkich kontrahentów oraz dla wybranego kontrahenta – w zależności od tego, czy pole Kontrahent zostanie wypełnione, czy nie.

Raport: zestawienie rachunków

Oto przykładowy raport: zestawienie rachunków wg daty wystawienia dla wszystkich kontrahentów.

Raport Zestawienie sprzedaży, pozwala na wygenerowanie zestawienia sprzedaży za dany okres, z podziałem na poszczególnych kontrahentów.

Oto przykładowy raporty: zestawienie sprzedaży wg kontrahenta.

Dodatkowe opcje

Większość opcji w programie Rachunki, dostępne jest za pomocą kombinacji klawiszy, np. CTRL+N - nowy rachunek, CTRL+K - lista kontrahentów, CTRL+T - lista towarów i usług, CTRL+P - wydruk rachunku.

Program posiada również przystępnie napisany podręcznik użytkownika, w którym przeczytać można szczegółowe informacje nie tylko o sposobie działania poszczególnych funkcjonalności, ale również np. o sposobie instalacji programu.

 

Aktualne informacje o programie do wystawiania rachunków znaleźć można na stronie programu na naszym portalu: program Rachunki.

 

Skomentuj

Programy dla firm

  • Faktury - program do fakturowania

    Faktury - program do fakturowania

    Program Faktury skierowany jest dla małych i średnich firm, a dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze, może być z powodzeniem używany…

Wasze komentarze