Program Faktury krok po kroku

środa, 15 luty 2017 19:59 //
Oceń ten artykuł
(22 głosów)

Najszybszym sposobem na wystawienie faktury (lub rachunku) jest skorzystanie z dedykowanego programu do fakturowania. Programy takie, dostępne za stosunkowo niewielką cenę, umożliwiają prowadzenie kartoteki sprzedawanych towarów i usług oraz kartoteki kontrahentów, którym najczęściej wystawiane są dokumenty sprzedażowe. Artykuł ten opisuje w jaki sposób rozpocząć pracę i przygotować fakturę w programie dostępnym na naszym portalu (zobacz tutaj aby przeczytać dodatkowe informacje o programie).

Parametry programu Faktury

W pierwszym kroku po uruchomieniu programu, należy wybrać rodzaj faktur wystawianych w programie (domyślnie są to faktury VAT). Z menu Ustawienia wybieramy opcję Szybka konfiguracja i wybieramy rodzaj dokumentu:

  1. Faktury VAT - profil umożliwiający wystawianie faktur z dowolną stawką VAT,
  2. Faktury PRO FORMA - profil umożliwiający wystawianie faktur PRO FORMA z dowolną stawką VAT,
  3. Faktury "odwrotne obciążenie" - profil umożliwiający wystawianie faktur "odwrotne obciążenie",
  4. Rachunki - profil umożliwiający wystawianie rachunków (faktur bez VAT).

Następnie, wprowadzić należy dane sprzedającego, czyli dane naszej firmy. Z menu Parametry wybieramy więc opcję Dane firmy i uzupełniamy: nazwę, adres i NIP sprzedawcy. Informacje te drukowane będą na każdej fakturze w sekcji "Dane sprzedającego".

Dane wystawiającego fakturę

W kolejnym kroku wprowadzamy dane, które pojawiać się będą w nagłówku oraz w stopce (lub w adnotacjach) faktury (menu Parametry, opcja Nagłówek / stopka faktury). Dla nagłówka, mogą to być np.: nazwa firmy i dane kontaktowe, a dla stopki - numer konta bankowego.

Weryfikujemy również numerację faktur, posługując się opcją Numeracja faktur w menu Parametry.

Numeracja faktur

Bieżący rejestr określa nazwę rejestru, w którym jest umieszczana każda nowa faktura, a bieżący numer - kolejny numer, jaki zostanie nadany następnej utworzonej fakturze. Format numeru faktury określa szablon numeracji, w którym ciąg $$$ zostanie zastąpiony numerem bieżącym.

Warto również zweryfikować dostępne w programie stawki VAT oraz formy płatności, które używane będą przy wprowadzaniu dokumentów sprzedażowych. Odpowiednie opcje: Stawki VAT oraz Formy płatności znajdują się w menu Parametry programu.

Rejestr kontrahentów

Jeżeli nasza firma współpracuje z kontrahentami, którym często wystawiane są faktury, warto wprowadzić ich dane do bazy kontrahentów. Podczas przygotowywania faktury dla wybranego kontrahenta, jego dane mogą zostać wybrane z listy, bez konieczności każdorazowego ich wprowadzania. Wykorzystanie bazy kontrahentów pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na przygotowanie faktury. Nie ma jednak konieczności wprowadzania wszystkich firm do bazy kontrahentów. Jeśli danej firmie wystawiać będziemy fakturę jednorazowo, jej dane będzie można wprowadzić w momencie tworzenia faktury w programie.

Celem wyświetlenia rejestru kontrahentów, wybieramy opcję Kontrahenci z menu Bazy (lub wciskamy odpowiedni przycisk na pasku narzędzi). Początkowo rejestr ten jest pusty. Klikamy przycisk Dodaj i wprowadzamy dane firmy.

Baza kontrahentów

Rejestr towarów i usług

Aby skrócić czas przygotowania faktur, możemy w programie wprowadzić listę towarów i usług, które najczęściej pojawiają się na wystawianych fakturach. Wybieramy więc z menu Bazy opcję Towary / usługi i pod listą klikamy przycisk Dodaj. Mamy tu możliwość wypełnienia danych sprzedawanego towaru lub usługi, takich jak: nazwa, symbol PKWiU, jednostka miary, cena netto oraz stawka VAT.

Baza towarów i usług

Możemy teraz przystąpić do wystawienia pierwszej faktury.

Przygotowanie faktury

Fakturę dodajemy w programie poprzez wybranie opcji Nowa faktura z menu Faktury lub poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku z paska narzędziowego. Okno danych faktury podzielone zostało na trzy zakładki: Nagłówek, Pozycje oraz Podsumowanie

W zakładce Nagłówek, mamy możliwość wprowadzenia tekstu nagłówka faktury (domyślnie podpowiada się tu tekst, który wprowadzony został w oknie Nagłówek / stopka faktury z menu Parametry), daty sprzedaży, daty i miejsca wystawienia faktury oraz danych kontrahenta - nabywcy. W większości przypadków, dane domyślne wstawione automatycznie są właściwe i nie wymagają zmiany. Dane nabywcy wpisać można ręcznie lub wybrać z listy kontrahentów.

W zakładce Pozycje wprowadzić możemy poszczególne pozycje naszej faktury.

Pozycje faktury

Naciskamy przycisk Dodaj i wybieramy towar z rejestru towarów i usług lub wprowadzamy następujące dane: nazwa towaru / usługi, jednostkę i ilość, cenę netto oraz stawkę VAT (domyślnie wybrana zostanie pierwsza stawka VAT zdefiniowana w słowniku stawek VAT). Pozostałe pola, takie jak: wartość netto, kwota VAT i wartość brutto, zostaną uzupełnione automatycznie. Istnieje również możliwość podania kwoty brutto (po naciśnięciu przycisku z symbolem kalkulatora) - wówczas program sam wyliczy cenę netto i uzupełni pozostałe pola.

Pozycja faktury

Po zatwierdzeniu danych pozycji faktury, następuje powrót do listy pozycji. Dodane pozycje możemy modyfikować, usuwać, bądź zmieniać ich kolejność na liście (za pomocą przycisków Góra / Dół w lewej dolnej części okna). 

W zakładce Podsumowanie mamy możliwość wprowadzenia wartości kwoty już zapłaconej (np. przy odbiorze towaru), formy i terminu płatności, informacji prezentowanej w stopce jako adnotacje do faktury oraz imiona i nazwiska osoby wystawiającej i odbierającej fakturę (domyślnie podstawiane są wartości wprowadzone w konfiguracji nagłówka i stopki faktury). Forma płatności może zostać pobrana ze słownika sposobów płatności. W takim przypadku termin płatności zostanie automatycznie wyznaczony na podstawie daty wystawienia faktury, z uwzględnieniem zdefiniowanej w słowniku liczby dni dla danego sposobu płatności. Program wylicza kwotę sumaryczną do zapłaty oraz kwotę pozostałą do zapłaty. Prezentowane jest także podsumowanie pozycji faktury, z podziałem na stawki VAT.

Podsumowanie faktury

Wydruk faktury

Zanim wygenerujemy plik PDF z naszą fakturą, przechodzimy do okna wyboru szablonu wydruku, w menu Ustawienia, w opcji Szablon faktury. W oknie tym możemy wybrać jeden z dostępnych domyślnie szablonów wydruku, opcjonalnie podać jedno- lub dwuczęściową nazwę dokumentu, określić liczbę kopii oraz opcjonalnie wskazać plik graficzny (w formacie GIF lub JPG) z logo naszej firmy, wpisać tekst nagłówka i stopki dla każdej strony drukowanego dokumentu.

Dostępne szablony umożliwiają tworzenie faktur zarówno zawierających podatek VAT jak i takich, w których podatek VAT nie jest naliczany (np. faktury typu odwrotne obciążenie). Nazwa dokumentu może być dowolna (np. w pierwszym polu Faktura VAT, drugie pole niewypełnione lub w pierwszym polu Faktura, a w drugim odwrotne obciążenie itp.).

Po wybraniu szablonu, wygląd faktury zobaczyć można po wciśnięciu przycisku usytuowanego z prawej strony listy wyboru. Wydruk zawierał będzie fakturę - oryginał oraz wskazaną liczbę kopii. Jeśli wskazaliśmy dodatkowo plik graficzny z logo firmy do umieszczenia na wydruku, należy zwrócić uwagę na to, czy wybrany przez nas szablon pozwala na prezentację pliku logo. Z dostępnych domyślnie szablonów, szablon nr 3 nie umożliwia prezentacji pliku logo.

Chcąc wydrukować fakturę, przechodzimy do listy faktur, wybieramy (zaznaczamy) fakturę, która nas interesuje i z paska narzędziowego klikamy przycisk Drukuj. Wygenerowany zostanie plik PDF, na podstawie ustawień wybranych w poprzednim kroku. Wybierając opcję Drukuj z menu Plik, możemy dodatkowo wskazać czy ma być drukowany oryginał, duplikat oraz podać liczbę kopii.

Oto przykładowe faktury wygenerowane za pomocą programu: szablon1, szablon1 (odwrotne obciążenie), szablon1 (rachunek), szablon2, szablon2 (rachunek), szablon3, szablon3 (rachunek), szablon4 (rachunek).

Raporty

Program pozwala na wygenerowanie dwóch rodzajów raportów: Zestawienie faktur oraz Zestawienie sprzedaży, dostępnych w menu Raporty.

Raport Zestawienie faktur może zostać wygenerowany w dwóch wariantach: zestawienie dla wszystkich kontrahentów oraz dla wybranego kontrahenta – w zależności od tego, czy pole Kontrahent zostanie wypełnione, czy nie.

Raport: zestawienie faktur

Oto przykładowy raport: zestawienie faktur wg daty wystawienia dla wszystkich kontrahentów.

Raport Zestawienie sprzedaży, pozwala na wygenerowanie zestawienia sprzedaży za dany okres, z podziałem na poszczególnych kontrahentów.

Oto przykładowy raporty: zestawienie sprzedaży wg kontrahenta.

Dodatkowe opcje

Większość opcji w programie Faktury, dostępne jest za pomocą kombinacji klawiszy, np. CTRL+F - nowa faktura, CTRL+K - lista kontrahentów, CTRL+T - lista towarów i usług, CTRL+P - wydruk faktury.

Program posiada również przystępnie napisany podręcznik użytkownika, w którym przeczytać można szczegółowe informacje nie tylko o sposobie działania poszczególnych funkcjonalności, ale również np. o sposobie instalacji programu oraz rozwiązywaniu najczęściej występujących problemów.

 

Aktualne informacje o programie do wystawiania faktur znaleźć można na stronie programu na naszym portalu: program Faktury.

Skomentuj

Programy dla firm

  • Faktury - program do fakturowania

    Faktury - program do fakturowania

    Program Faktury skierowany jest dla małych i średnich firm, a dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze, może być z powodzeniem używany…

Wasze komentarze